江苏省交通建设监理协会‍秘书处管理制度
发布日期:2018-07-23 16:36 浏览次数: 字体:[ ]

江苏省交通建设监理协会秘书处管理制度

    规范协会秘书处管理行为,提高工作效率和管理水平,制订本制度。
               
收文、传文、行文处理制度

一、协会公文处理由秘书处安排专人负责。

二、接收文件应及时在《收文登记簿》登记,并填写《文件阅办单》,送秘书长。

三、秘书长提出拟处理意见,报送协会理事长阅示。

四、理事长批示有关部门承办的文件,秘书处送达有关部门,并跟踪催办落实。因传文人未将文件及时送达造成拖延的,由传文人负责;由承办人造成拖延的,由承办人负责。

五、传阅完毕的文件,应分门别类归档,并做好归档登记手续。

六、借阅文件,应办理文件借阅手续。一般文件借阅时间不超过五天,因工作需要确需延长时间的,应办理续借手续。借阅文件丢失,属借阅人造成的,应由借阅人负责;属文件管理人员未按文件登记、借(传)文签字,未及时入柜保管造成的,由文件管理人员负责。

七、以协会“省交监协”字号行文的,由秘书处起草,由理事长签发。

           

附件一:

文件阅办单

           
 

秘书长签批

 
 

 
 

理事长阅示

 
 

 
 

部门办理意见

 
 

 

附件二

收文登记薄

                                                                                                                                                                                                                                             
 

序号

 
 

内容

 
 

发文单位

 
 

编号

 
 

收文日期

 
 

主办部门

 
 

备注

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 
 

 

 

文印管理制度

                             
    
一、所有文印人员应遵守协会的保密规定,不得泄露工作中接触的协会保密事项。
    二、打印正式文件,必须按文件签发规定由理事长签署意见,送秘书处打印。各部门草拟的文件、资料等,由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记,以备查验。

    三、文印人员必须及时、保质、保量完成各项打字、传真、复印任务。

四、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的,追究当事人的责任。
    五、严禁擅自为私人打印、复印材料,违犯者视情节轻重给予罚款处理。

 

                
办公用品购置领用制度

一、协会工作人员所需的办公用品,由秘书处提出购置申请报告,报理事长审批后购置。

二、办公用品购置后,须持理事长审批的申请报告和购货发票、清单,到秘书处办理出入库手续。未办理入库手续的,财务部门不予报销。
    三、各部门所用的专用表格等印刷品,由部门自行制定格式,按规定报理事长审批后,由秘书处统一印制。

    四、办公用品只能用于办公,不得私用。

    五、所有工作人员要勤俭节约,杜绝浪费,努力降低消耗和减少办公费用。

 
                
 考勤、休假管理制度

一、本协会的工作日为每周五天。秘书处工作人员每月工作应出满勤,坚持不迟到、不早退、不允许擅自离开工作岗位。
    二、工作人员外出办事需先经部门负责人同意,如不说明原因,则按旷工论处。
 
  三、法定节日休假和有关规定的假期,按国家统一规定执行,此休假期间工资福利照发。
    四、年休假:协会正式工作人员按国家相关规定,享受5-15天的年休假,在此休假期间工资福利照发。

五、由于工作原因需要加班,则可以在半年有效期内安排时间补休假。
    六、事假:工作人员请事假要提出书面申请,经秘书长签字,报理事长同意方可休假,否则按旷工处理。事假期间停发所有工资。

    七、年休假、婚假、产假、丧假、病假均含法定节假日。

1、工作人员必须按规定事先请假,病假依据医院病假证明请假,否则按旷工处理,连续旷工十五天或年旷工时间累计超过三十天者,协会可以解除劳动合同。
    2、旷工期间扣发双倍工资,并按国家有关规定给予警告、记过、除名等处分。

    八、协会秘书处借用人员,在协会工作期间,参照本制度执行。

档案管理制度

一、严格执行党和国家的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。
    二、各部门应在每年一月底向协会秘书处移交上年度文书档案并履行接交手续。

三、各部门应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
    四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、协会发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由秘书处负责归档。

    五、归档资料必须符合下列要求:

   
文件材料齐全完整;
   
根据档案内容合并整理、立卷;
   
根据档案内容的历史关系,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。
    六、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示理事长。

    七、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温事项,定期检查档案保管工作。


                    
车辆管理制度      

一、协会车辆由秘书处统一管理、调度。各部门公务用车,由部门负责人先向秘书处申请,说明用车事由、地点、时间,办公室根据需要统筹安排派车。
    二、车辆使用按先上级、后下级;先急事、后一般事;先满足工作任务、接待任务,后其他事的原则安排。除协会领导或各部门到有关部门办事外,单独一人在城区办事,原则上不安排车辆。

    三、外单位借车,需理事长批准后方可安排。

    四、车辆驾驶实行专人专车,专车专管。驾驶员在用车期间内承担责任,保持车况完好。

    五、车辆实行定点维修,需维修的项目由驾驶员列出清单后,由秘书处报秘书长审核,理事长批准。

    七、车辆驾驶员出车实行行车记录制,内容有起始地、目的地、行驶里程、用车部门及人员签字。每月底统计车辆行驶公里数。 

八、秘书处建立车辆的用油台帐,每月核算一次,严格按行车里程与每百公里耗油标准考核,并做到每月核对无误。

九、驾驶员应做到合理用车,节约用油,将油耗控制在指标以内,特殊情况须报理事长批准。
    十、秘书处应按时办好车辆保险、年检等各项手续,车辆行驶证等有关证件及资料由驾驶员负责妥善保管。

    十一、违法与事故处理

    1、下列情况,违反交通法或发生事故的经济损失及责任由驾驶员负担:

    1)无照驾驶;

   2)未经许可将车借予他人使用;

   3)违反交通法引起的交通事故;

   4)违反交通法,其罚款由驾驶人员负担。

     2、意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由协会酌情研究处理。

卫生管理制度

为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境,树立协会的良好形象,制定本制度。
    一、卫生管理的范围为协会各部门办公室、走廊、会议室等办公场所及其设施的卫生。

    二、卫生清理的标准是:门窗(玻璃、窗台、窗棂)上无浮尘;地面无污物、污水、浮土;四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘;照明灯、空调上无浮尘;书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐,无灰尘,橱顶无乱堆乱放现象;办公桌上无浮尘,物品摆放整齐,水具无茶锈、水垢;桌椅摆放端正,各类座套干净整洁;计算机、打印机、复印机等设备保养良好,无灰尘。

三、卫生清理实行部门负责与专人负责相结合。各部门办公室的卫生,由各部门负责日常保洁。会议室等公共卫生清理实行专人负责。

四、日常保洁每月由秘书处牵头进行卫生检查评比。

差旅费管理制度

根据有关规定,结合本协会实际情况,本着既勤俭节约开支,又要保证出差人员工作与生活需要的原则,制订本制度。
    一、本办法适用于本协会因公出差支领差旅费的工作人员。

    二、出差旅费分交通费、膳宿费及特别费三项:

    1、交通费系指乘坐火车、汽车、飞机等费用。

    2、膳宿费系指膳食费及住宿费。

    3、特别费系指因公支付邮电或招待费等。

    三、工作人员因公出差,应事先填写员工出差申请单,经部门负责人审核并呈报秘书长、理事长批准后出差,如因事情紧急而未及时填表,须事先由部门负责人口头报告理事长,等返回协会后,应立即补办手续。

工作人员出差报销处理程序:
    1、出差前应填写部门、姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额,经部门负责人审核后呈报秘书长、理事长批准。

    2、出差人凭核准的预支金额,填写借款单,向财务部门预支差旅费。

    3、出差人返回后7个工作日内应填写差旅费报销单,注明实际出差日期、起始地点、工作内容、报支项目、金额等,附上住宿费发票、交通费发票、相关通知文件,由所属部门和财务部门负责人审核后报理事长批准,由财务部门在报销时冲销预支差旅费。

    四、差旅费按业务需要和岗位职务包干使用:

    1、协会理事长,差旅费实报实销。

    2、根据苏财(201416号、苏财行(201583号、苏财行(201752号文差旅费规定,协会工作人员,省内出差至南京、苏州、无锡、常州、镇江,住宿标准为380/.天,其余城市住宿标准为360/.天,省外出差,住宿费按国内各城市及试点地区淡旺季差分不同标准执行。出差期间伙食补助为100/.天,市内交通费为80/.天。到南京市主城区以外的区域(江宁、浦口、六合、溧水、高淳),按照外地出差的标准报销差旅费。

如果后期国家相关部门有新的相关规定,以新规定为准做相应调整。

 3、协会工作人员出差期间,确因工作需要宴请时,需经协会领导核准,依票据实报实销,同时取消当日伙食补助。
    4、协会工作人员出差期间,因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用,由个人自理。

本制度经第三届第一次理事会表决通过之日起生效。

本制度解释权属协会秘书处。

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